Để trở thành nhà quản lý hiệu quả (Bài 2)

Quản lý công việc

Cho dù bạn đang quản lý một nhóm hay toàn bộ tổ chức, sẽ có nhiều công việc hơn mức bạn có thể tự mình giải quyết. Và nếu bạn chấp nhận tiền đề cơ bản rằng quản lý hiệu quả là làm cho nhóm, bộ phận, tổ chức của bạn đạt được kết quả như mong đợi thì bạn sẽ cảm thấy rất nhiều áp lực trong việc phải hoàn thành tốt mọi việc.

Trong phần này, chúng ta sẽ nói về cách quản trị các luồng công việc. Đó là cách chuyển một phần gánh nặng trên vai bạn sang đồng nghiệp, nhân viên của bạn. Nếu bạn làm đúng điều này, các nhân viên của bạn sẽ cảm thấy có nhiều năng lượng vì họ sẽ được giao các trọng trách quan trọng, nhóm của bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc đáng kể hơn so với việc bạn làm một mình và bạn sẽ được tự do tập trung vào những mảng việc mà bạn có khả năng tạo tác động lớn nhất.

Làm thế nào để thực hiện được điều này?

Cho dù công việc bạn giao cho ai đó làm đơn giản như chuẩn bị hậu cần cho một cuộc họp hay phức tạp như nâng cao hình ảnh của tổ chức của bạn trên các phương tiện truyền thông đại chúng, thì các nguyên tắc cơ bản đều giống nhau

• Nguyên tắc 1: Bạn phải rõ ràng ngay từ đầu về những gì bạn mong đợi (Làm rõ kỳ vọng)

• Nguyên tắc 2: Hãy duy trì sự tương tác thường xuyên trong suốt quá trình công việc diễn ra (Duy trì sự tương tác)

• Nguyên tắc 3 - Buộc mọi người phải chịu trách nhiệm về việc họ có thực hiện tốt công việc hay không (Trách nhiệm giải trình và học hỏi)

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét cách bạn có thể áp dụng các nguyên tắc về kỳ vọng, sự gắn kết và trách nhiệm giải trình này để quản lý các loại công việc khác nhau:

Giao nhiệm vụ cụ thể

Điều phổ biến nhất mà hầu hết các nhà quản lý làm là giao nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể.

Trong phần 1.1, chúng ta sẽ xem xét cách bạn có thể thực hiện điều này thông qua sự ủy quyền mạnh mẽ. Khi bạn đã thành thạo việc ủy quyền cơ bản, tất cả các cách khác mà bạn sẽ quản lý công việc sẽ dễ dàng thực hiện được vì các nguyên tắc tương tự cũng được áp dụng.

Giao vai trò, trách nhiệm

Tiếp theo, bạn sẽ tối đa hóa tác động của mình khi bạn có thể giao không chỉ những nhiệm vụ cụ thể mà còn cả những trách nhiệm lớn hơn.

Trong phần 1.2, chúng ta xem xét cách bạn thực hiện điều này bằng cách tạo ra những vai trò có ý nghĩa trong nhóm của mình, đồng thời thiết lập và củng cố các mục tiêu một cách rõ ràng, có thể đo lường được cho những gì các thành viên trong nhóm của bạn nên hoàn thành.

Thực hiện đồng thời những việc này sẽ cho phép bạn chia sẻ hoàn toàn áp lực (và cả niềm vui!) trong công việc với những người đồng nghiệp mà còn thúc đẩy tổ chức của bạn tiến lên phía trước.

Kiến tạo văn hóa

Cho dù theo đuổi những dự án cụ thể hay những trách nhiệm lớn, nhân viên của bạn sẽ thực hiện hàng nghìn hoạt động nhỏ mà bạn chưa bao giờ cùng nhau thảo luận rõ ràng trước đó, nhưng đó sẽ là chìa khóa cho chất lượng của kết quả công việc. Trong phần 1.4, chúng ta xem xét cách bạn có thể tạo ra một nền văn hóa mạnh mẽ để hướng dẫn cách nhân viên của bạn tiếp cận và thực hiện mọi khía cạnh công việc.

Mặc dù cách làm cụ thể sẽ khác nhau tùy theo ngữ cảnh, nhưng các nguyên tắc cơ bản để giúp quá trình giao việc - ủy quyền hiệu quả là như nhau. Đó là đảm bảo mọi người biết bạn mong đợi điều gì ở họ, tương tác với họ thường xuyên và yêu cầu họ có trách nhiệm giải trình và học hỏi từ kết quả công việc đã làm.

Nguồn: Lược dịch từ sách Managing to change the world – Alison Green & Jerry Hauser